WELKOM IN DE BACKOFFICE VAN DE JEUGDZORG

De nieuwe manier van werken in de jeugdzorg bij de veertien samenwerkende gemeenten kan op papier nog zo’n goed idee zijn, hoe zorg je dat zo’n plan ook echt uitvoerbaar wordt? Daarover gaan de mensen in de backoffice. JONG sprak met deze onzichtbare krachten achter de transformatie.

Op papier klinkt het logisch, de maatregel die per 1 januari is ingegaan. Veertien gemeenten (Aalsmeer, Amstelveen, Amsterdam, Beemster, Diemen, Edam-Volendam, Landsmeer, Oostzaan, Ouder-Amstel, Purmerend, Uithoorn, Waterland, Wormerland en Zaanstad) gaan de jeugdhulp anders inrichten. Voortaan wordt er ‘resultaatgericht’ en ‘domeinoverstijgend’ gedacht. Niet de zorgaanbieder en zijn maximale declaratiebudget is het uitgangspunt, maar de vraag van het kind, de jongere of het gezin: wat hebben zij nodig om beter te kunnen functioneren? Daarnaast is afgesproken dat de gemeente voortaan met maar één zorgaanbieder werkt. Redt die het niet in zijn eentje, dan kan hij of zij zelf weer iemand anders inhuren.

Maar goed, ga er maar eens aan staan, zo’n verandering. Om ervoor te zorgen dat dit hele nieuwe systeem ook echt gaat werken – met andere woorden: dat kinderen ook daadwerkelijk de hulp gaan krijgen die ze nodig hebben en hun hulpverleners betaald worden – moet er achter de schermen flink gesleuteld worden.

Om daar een idee van te krijgen, belden we met Charl Oostheim, teamcoördinator backoffice jeugd van de gemeente Amster- dam. Binnen de kortste keren zijn we met hem in een gesprek verwikkeld over codes. Van J315 – ‘verzoek om toewijzing’ – tot aan het stopbericht J307. Die codes zijn afgelopen jaar al onderdeel van het reguliere werk geworden en vormen de digitale basis in de communicatie tussen gemeenten en zorgaanbieders.

Al gauw hebben we het ook over ‘segmenten’. Bij die segmenten gaat het vooral om het verschil tussen de enkelvoudige, specialistische jeugdhulp – segment B – of juist meervoudige jeugdhulp – segment C. “De hulpvragen die onder zo’n segment hangen zijn weer ondergebracht in een aantal profielen”, legt Oostheim uit. Je kunt dan bijvoorbeeld denken aan kinderen met gedragsproblemen en ouders die moeite hebben met opvoeding. Of aan een kind wiens intelligentie lager is dan gemiddeld.”

Is dat profiel bepaald, dan wordt beslist wat de intensiteit moet zijn van de begeleiding. Dat hangt natuurlijk weer af van de vraag hoeveel hulp er nodig is om het (realistische) resultaat te behalen dat de hulpverlener en de klant voor ogen hebben. “Dat opschrijven en benoemen van het resultaat dat we willen behalen, is typisch iets van de nieuwe manier van werken”, vertelt Oostheim. “Natuurlijk hebben we ook dat proces moeten inbouwen in het systeem.”

De behandelcombinaties die op basis van de drie genoemde onderdelen – segment, profiel, intensiteit – kunnen ontstaan en vervolgens administratief ook weer afgehandeld moeten worden, worden SPIC’s genoemd. Het staat voor de Segment Profiel Intensiteit-Combinatie. Onderdeel van de nieuwe manier van werken is dat klanten waar we al langere tijd mee werken ‘van een zorgcategorie met een product (bijvoorbeeld angst)’ omgezet moeten worden naar een ‘profiel met een segment’.

“Dat omzetten van nog lopende contracten naar die zogenaamde SPIC’s is nog best lastig”, zegt Oostheim. “Soms gebeurt het
dat de budgetten met een SPIC anders uitvallen – soms lager, maar soms ook hoger. Dat vereist zorgvuldige communicatie met aanbieders, waarbij de contractmanagers een belangrijke rol spelen. Dat dit zorgvuldig gebeurt is echt heel belangrijk; wij hebben er belang bij dat de leverancier van de zorg een eerlijke prijs krijgt en voor ons moet het financieel natuurlijk wel blijven passen.”

Om hoeveel omzettingen gaat het?

“De verwachting is dat Amsterdam ongeveer 2000 cliënten omzet van een zorgcategorie naar een SPIC.”

Hoe loopt het tot nu toe?

“Het is nog te vroeg om daar al eerlijke uitspraken over te doen”, zegt Oostheim. “We hebben net de eerste 200 aanvragen binnen. Ik verwacht nog een heleboel meer. En dan gaan we het zien.”

WIE IS HIER AAN HET WOORD?


Charl Oostheim

Charl Oostheim
Teamcoördinator backoffice jeugd Gemeente Amsterdam

Charl werkt sinds 1985 bij de gemeente Amsterdam. Via een aantal andere afde- lingen werd hij 2,5 jaar geleden teamco- ordinator Jeugd bij de Backoffice. Na de AWBZ-overdracht van de Jeugdwet naar de gemeente is hij met zijn team volop in ontwikkeling geweest om de jeugdhulp anders, efficiënter en effectiever in te richten.

 

 “LEREN VAN ELKAARS OPLOSSINGEN”

Als veertien totaal verschillende gemeenten samen besluiten om op een andere manier de jeugdzorg te gaan inrichten, kun je op je vingers natellen dat dit niet altijd zonder slag of stoot zal verlopen. Maar je kunt er natuurlijk wél alles aan doen om het proces zo goed mogelijk te faciliteren en te ondersteunen. Marco Smit is de man die met deze taak is belast. ‘Zijn’ team ondersteunt de veertien gemeenten bij het contracteren van jeugdhulpaanbieders en het inregelen van de bijbehorende administratieve processen. Daarvoor schreven zij bijvoorbeeld het administratieprotocol.

“Hierin staat wat er van de gemeenten en van de zorgaanbieders wordt verwacht”, legt Smit uit. “Je moet daarbij ook denken aan dingen als wachttijden en doorlooptijden. Als iedereen zich aan dit protocol houdt, kunnen de financiën beter en overzichtelijker beheerd worden.”

Samen met zijn team geeft Smit uitleg over dit protocol. En daar waar nodig biedt hij ondersteuning. Zijn team helpt ook bij de afhandeling van de financiële kant van de zorgaanvragen en biedt een instrument dat helpt bij het vaststellen of bepaalde zorg wel of niet geleverd mag worden door de aanvrager. “In het verleden hadden wij – de gemeenten en de zorgaanbieders – per zorgaanbieder te maken met andere codes; dat waren er honderden. Dat aantal is nu teruggeschroefd tot 84, wat allemaal te maken heeft met de administratieve lastenverlichting en daaruit voortvloeiend sturen op resultaat.”

Om het proces soepel te laten verlopen regelt het ROT ook dat vertegenwoordigers van de veertien gemeenten en de zorgaanbieders elke drie weken samen rond de tafel gaan zitten. “Dat is heel effectief ”, zegt Smit. “Iedereen hoort dan van de ander wat er goed loopt en wat niet. Je leert echt van elkaars oplossingen en elkaars problemen.”

Hoe loopt de omzetting? Kunnen de partijen er al mee werken?

“Het is nog heel erg wennen. We zien een onderscheid in vragen van kleine aanbieders en grotere instellingen. Daar houden we expliciet rekening mee bij de helpdesk.” Smit is wel optimistisch: “Als je eraan gewend bent, is het nieuwe systeem uiteindelijk een stuk makkelijker volgens mij. En sympathieker. Door niet meer op de behandeling te sturen zetten we de zorgaanbieders in hun kracht.”

WIE IS HIER AAN HET WOORD?


Marco Smit

Marco Smit
Processpecialist van het Regionaal Ondersteuningsteam (ROT)

Marco Smit studeerde Informatiekunde in de gezondheidszorg en heeft sindsdien op allerlei projecten gewerkt, zowel bij grote bedrijven als Achmea als grote gemeenten als Zaanstad en Amsterdam.

ALLE INFO ONLINE


Het is niet gek als je enigszins ongemakkelijk wordt van termen als ‘SPIC’, ‘hoofd- en onderaannemerschap’ en ‘perspectiefplan’. Zeker als je daar niet dagelijks mee te maken hebt (zoals de mensen van de backoffice of het ROT). Maar ook daaraan is gedacht door de mensen achter de schermen. De website www.zorgomregioamsterdam.nl – die door een gezamenlijke inspanning van de verschillende gemeenten tot stand is gekomen – is een bijzonder verhelderende website waar je alle informatie kunt vinden over al die nieuwe termen en protocollen waar je als gemeente en als zorgverlener vanaf nu mee moet werken. Mét doorverwijzing naar afdelingen waar je terecht kunt als je het toch niet snapt!

 

Tekst: Marilse Eerkens