Privé en werk gescheiden houden

De Taskforce Administratieve Lastenverlichting (TAL) in de regio Amsterdam-Amstelland en Zaanstreek-Waterland is op voorstel van de Amsterdamse wethouder Kukenheim opgericht. Doel is het als gemeenten, zorgaanbieders en verwijzers samen terugdringen van de administratieve lasten in de specialistische jeugdhulp. Heike van der Krieke is voorzitter van de TAL: “Door het huidige stelsel en door aanvullende maatregelen die gemeenten nemen om de kosten te beheersen, ervaren zorgverleners veel administratieve druk. We hebben ze gevraagd van welke regels ze het meeste last hebben en welke het meest zouden opleveren in tijd en geld als we die schrappen. In werkgroepen zijn we met de uitkomsten aan de slag gegaan.”

Toen bleek dat het niet meevalt om regels te schrappen: “Met 14 gemeenten, 36 gecontracteerde zorgaanbieders en 3 verwijzers heb je 50 meningen, systemen en administraties. Wat voor de één een last is, is voor de ander een belangrijk instrument om te kunnen sturen of kosten te verantwoorden. We kunnen niet zomaar gaan afstrepen. We kunnen wel proberen lastige regels aan te passen in een nieuw inkooptraject. Aanbieders hebben bijvoorbeeld veel werk aan de contracten, declaraties en facturaties met onderaannemers. Onder de huidige afspraken tussen gemeenten en zorgaanbieders kun je daar niet mee stoppen. Wel kunnen we de last iets verlichten door een standaardcontract te maken dat iedereen kan gebruiken.”

Dat gaat te langzaam, vindt Van der Krieke: “Het zijn nog niet de harde resultaten waar behoefte aan is. Gemeenten hebben die regels niet voor niets opgesteld, die zitten ook weer aan wettelijke of contractuele eisen vast. Maar er is inmiddels een ingewikkeld stelsel rond sturing en verantwoording opgetuigd. Dat moet minder, daar is iedereen van overtuigd. Over het ‘hoe’ voeren we soms felle discussies, maar er ontstaat ook inzicht in elkaars standpunten en dat is winst.”

WIE IS ER HIER AAN HET WOORD?


Heike van der Krieke
Gemeente Amsterdam

Van der Krieke is programmamanager bij de gemeente Amsterdam. Eerder werkte hij bij KPMG Advisory, DCE Consultants en de Sociale Verzekeringsbank.

Alles wat we kunnen schrappen is meegenomen

Gwyneth Estrella-Breebaart was namens Spirit aanwezig bij de tweede schrapsessie van de regio Amsterdam-Amstelland. Daar maakten de aanwezige zorgaanbieders, gemeenten en verwijzers samen een prioriteitenlijst van de aanbevelingen uit een eerste sessie met hulpverleners. “Bijvoorbeeld: Inventariseer de verschillende routes en formulieren die gemeenten hanteren voor een verlenging of wisseling in de behandeling en trek die gelijk. Breng alle administratie met onderaannemers bij elkaar in één document, in plaats van allemaal een andere vorm van verslaglegging.” Alle regels en gewoontes bij elkaar zijn ingewikkeld, kosten veel tijd en geld en zijn bepaald niet gebruiksvriendelijk, aldus Estrella-Breebaart.

In februari wordt een uitgewerkte prioriteitenlijst gepresenteerd aan de hulpverleners. Maar ook daarna zal de regeldruk blijven bestaan, verwacht Estrella-Breebaart. “Gemeenten hebben nu eenmaal beleidsvrijheid. Zolang het geen vereiste is vanuit VWS, doen zij het zoals zij het goed vinden. En dat is logisch. Nu de kosten in de jeugdhulp zo uit de hand lopen, wordt er steeds iets veranderd in een systeem dat nog maar net is ingevoerd. Dan krijg je weer een ander formulier en is er weer een ander potje. En hoewel aanbieders door veel hoepels moeten springen, vindt men de werkrelatie met de gemeenten ook van belang.”

De schrapsessies en overlegorganen als de TAL zijn een manier om het gesprek op gang te brengen. “Ook omdat er meer controle is van VWS. Echt grote stappen worden er nog niet gemaakt, maar ik merk dat er meer druk ontstaat om iets te doen. Veel gemeenten wisten bijvoorbeeld niet dat er zoveel verschillen zaten in de manier waarop zij binnen één jeugdhulpregio de routes hebben vormgegeven. Alles wat we aan overhead kunnen schrappen, is meegenomen. En het is sowieso goed dat VWS nu in de praktijk ziet wat het effect is van wat ze in Den Haag bedenken. Dat vind ik een meerwaarde.”

WIE IS ER HIER AAN HET WOORD?


Gwyneth Estrella Breebaart
Spirit

Estrella-Breebaart is beleidsmedewerker financiën en specialistische jeugdhulp binnen Spirit. Ze ondersteunt hulpverleners ten behoeve van SPICS, kosten en de nieuwe werkwijze 2018.

Het hele verantwoordingssysteem moet anders

Alleen een paar regeltjes schrappen lost het probleem van administratieve lastendruk niet op, vinden Roos de Jong en Dieneke van der Meij. “Het hele systeem van verantwoorden moet anders.” Van der Meij: “De conclusie van onze eerste interne sessie was dat alles wat wij met elkaar aan verantwoording moeten afleggen, niet bevorderlijk is voor de kwaliteit van de zorg en veel te veel tijd kost. Sterker: we hebben er haast een extra afdeling voor nodig. Dat komt bijvoorbeeld omdat alle 85 gemeenten waar wij mee werken een eigen verantwoording vragen, naar de zorgverzekeraar, ggz-wetgeving, Jeugdwet en noem maar op.” Naar aanleiding van de sessie is in kaart gebracht wie wat aan welke organisatie moet verantwoorden, welke dubbelingen daar in zitten en hoe dat anders kan. “We zijn uitgekomen op ‘one size fits all’, een systeem waar iedere zorgverlener zijn verantwoording kan invullen en waar elke gemeente of andere organisatie de voor hen noodzakelijke informatie kan uithalen. Zo hoef je als zorgverlener maar één keer de gegevens in te kloppen en voorkom je fouten en dubbel werk”, aldus De Jong.

“We moeten nu met de gemeenten en anderen in gesprek over hoe ze hierin mee kunnen gaan”, zegt Van der Meij. “We snappen dat zij iets nodig hebben om hun uitgaven te rechtvaardigen en zich in te dekken bij vragen. Daaraan willen we tegemoetkomen. Het gaat erom vertrouwen te kweken tussen de verschillende partijen en de zorgaanbieders. De beeldvorming is nog vaak: ‘jullie zijn te duur en we vertrouwen het niet’. Daar willen we vanaf.” De Jong: “Gemeenten willen alles afdekken, als ware Rupsjes Nooitgenoeg. Maar ook al geven we ze alles wat ze vragen, er blijft altijd onzekerheid en er blijven risico’s. We werken nou eenmaal met een kwetsbare groep mensen.”

Het zal een intensief proces worden om alle informatievragen van iedereen te stroomlijnen in een database. Van der Meij: “Maar van alle gemeenten waar wij mee werken, vraagt 95 procent hetzelfde. Wij willen weten: wat heb je echt van ons nodig? Kijk eens wat dit systeem zou kunnen opleveren aan besparing in tijd en geld!” De Jong: “En arbeidsvreugde! Leuk is het namelijk al lang niet meer met al die rompslomp waar je hart niet ligt.”

WIE ZIJN ER HIER AAN HET WOORD?


Roos de Jong
Altra

De Jong is sinds 1993 bij Altra werkzaam in diverse functies, vanaf 2008 als beleidsmedewerker kwaliteit/kwaliteitsfunctionaris. Daarnaast is ze secretaris van de klachtencommissie van Altra en voorzitter van de OR.

Dieneke van der Meij
De Opvoedpoli

Van der Meij is kwaliteitsmanager bij De Opvoedpoli sinds 2011. Daarnaast is ze vicevoorzitter van de OR, klachten­functionaris van De Opvoedpoli en voert ze spiegelgesprekken met cliënten, samenwerkingspartners, collega’s, cliëntenplatform, financiers en verwijzers.

MEER WETEN?
Meer informatie over de schrapsessies en het programma Ontregel de Zorg is te vinden op ordz.nl


Tekst: Liesbet Mallekoote